Proforma Invoice là gì ?

 Proforma Invoice là gì - trong XNK?

Bạn có biết Proforma Invoice là gì trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa không?

Nhìn qua thì biết đây chắc hẳn có liên quan đến hóa đơn rồi, vì có từ Invoice. Nhưng trong chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu thì nhiều khi bạn sẽ thấy có Invoice, Commercial Invoice, hay ít gặp hơn là Provisional Invoice, hay Sales Invoice. Vậy những chứng từ này có giống nhau không?

Nếu bạn thắc mắc như vậy thì hãy đọc hết bài viết này nhé. Tôi sẽ nêu khái niệm và chi tiết từng loại chứng từ trên để giúp bạn phân biệt, tránh nhầm lẫn.

PI là chứng từ thể hiện sự cam kết về phía người bán sẽ giao lô hàng hoặc dịch vụ như đã thông báo cho người mua ở mức giá cụ thể.

Sau khi nhận được Proforma Invoice, người mua và người bán có thể tiếp tục đàm phán những điều khoản cụ thể khác có liên quan. Và do đó, chứng từ chiếu lệ này có thể được sửa đổi nhiều lần, cho phù hợp với nhu cầu của các bên.

Mẫu Proforma Invoice

Proforma Invoice phát hành khi nào?

Về trình tự thời gian thì không có quy định chính xác thời điểm nào có PI, và cũng không nhất thiết phải có phát hành PI khi mua bán 1 lô hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho giao dịch, thì các bên có thể đưa ra chứng từ này trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.

Cụ thể, chứng từ này thường được phát hành khi:

• Người bán cần phát hành cho người mua một chứng từ về lô hàng, mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng).
• Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
• Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.

Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Như tôi đã đề cập một số chi tiết ở trên về 2 loại chứng từ này. Sự khác nhau có thể tóm tắt như sau:

• Về thời điểm phát hành: Proforma Invoice phát hành trước khi gửi hàng, còn Commercial Invoice (CI) phát hành sau khi lô hàng đã được gửi, hoặc đã đóng xong vào container.
• Về nội dung: nhiều nội dung tương tự nhau, nhưng Commercial Invoice thường đầy đủ và chính xác hơn về lượng hàng và số tiền thanh toán. Với PI, 2 bên có thể sẽ vẫn tiếp tục thảo luận để thay đổi điều khoản nếu cần.
• Về tính cam kết: CI là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán, trong khi PI chỉ như sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua (như tôi đề cập phía trên)
• Về hạch toán: CI được dùng để hạch toán kế toán của cả phía người mua và người bán, trong khi PI không có chức năng này.

Ghi chú: Invoice (hóa đơn) và Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) có ý nghĩa giống nhau, và có thể dùng thay thế lẫn nhau. Tuy nhiên, trong quy định về hồ sơ hải quan của Việt Nam, tôi thấy họ dùng cụm từ “hóa đơn thương mại”, vì vậy có lẽ bạn nên dùng thuật ngữ này cho thuận tiện công việc.

Ngoài ra, theo như kinh nghiệm công ty tôi thường thấy, hồ sơ hải quan ở Việt Nam thường yêu cầu hóa đơn thương mại, nên Proforma Invoice không cần phải xuất trình khi làm thủ tục hải quan. Một số trường hợp có thể dùng Proforma Invoice để thay cho Hợp đồng thương mại, để giải thích chi tiết với hải quan, khi cần.

Trong bài này tôi đã giải thích khá chi tiết về khái niệm Proforma Invoice là gì, phát hành khi nào, cũng như sự khác nhau so với Commercial Invoice. Bạn có thể đọc thêm một số khái niệm về Hóa đơn thương mại, Hợp đồng ngoại thương, Packing List...